①Waarom je maar één "klantportaal"-template zag
In de admin onder E-mailtemplates staan op dit moment 9 templates. De enige met "statusupdate" in de naam is "Klantportaal statusupdate". Belangrijk: die template wordt door de app niet gebruikt om mails te versturen. Het is een oude (legacy) template die is blijven staan; wat je erin typt verandert niets aan wat de klant ontvangt.
Dit is exact wat er nu in jouw lijst staat (geverifieerd op herstelapp.parkettree.nl/email-templates):
| Naam | Waarvoor |
|---|---|
| Boven mandaat · Conditie van de vloer · Ouderdom · Staat van onderhoud · Dekking · Twijfels over schade (6×) | Begeleidende tekst bij het indienen van een offerte bij de verzekeraar (geen klant-mail) |
| Klantportaal statusupdate | Legacy — wordt niet verstuurd |
| Welkomstmail externe partner | Welkom voor herstellers/partners (geen klant-mail) |
| Gebeld, geen gehoor | Klant-mail "Wij hebben geprobeerd u te bereiken" |
De e-mails die klanten écht ontvangen, worden op twee manieren opgebouwd:
1 · Vaste opmaak
Kop, knop "Bekijk uw dossier", de gegevenstabel en de afsluiting "Parket Tree" zitten vast in de code. Niet via de UI aan te passen.
2 · Begeleidende tekst
De intro-alinea per e-mailsoort. Op dit moment staat die nog vast in de code; met de update die nu wordt uitgerold wordt die per e-mail bewerkbaar in de admin.
Goed nieuws — al onderweg. Er wordt nu juist een update uitgerold (de "mail-preview"-functie) die vóór elke klant-mail een voorbeeld toont met onderwerp, ontvangers en een bewerkbare begeleidende tekst. Na die release verschijnen in deze lijst vier nieuwe, herkenbare regels: Inspectie ingepland, Herstel ingepland, Project geannuleerd en Klant-statusupdate — begeleidende tekst. Daarmee zie je per mail precies wat de klant krijgt en kun je de toon zelf bijstellen.
②Wanneer krijgt een klant een e-mail?
Inspectie ingepland
(of opnieuw ingepland)
Inspectie afgerond
→ algemene status-update
Herstel ingepland
(of opnieuw ingepland)
Herstel voltooid
→ algemene status-update
Factuur aangemaakt
→ algemene status-update
Project geannuleerd
statuswijziging
Gebeld, geen gehoor
handmatige actie (Communicatie-tab)
Wachtwoord resetten
alleen met eigen account
Let op: als een klant zélf iets doet in het portaal (bestanden uploaden of een serviceverzoek indienen) gaat er geen mail naar de klant — die melding gaat alleen intern naar schade@parkettree.nl.
③De feitelijke e-mails
Per e-mail het onderwerp en de letterlijke tekst zoals de klant die ziet. Tekst in geel wordt automatisch ingevuld. De gele intro-blokken worden met de update die nu wordt uitgerold per e-mail bewerkbaar in de admin (de naam tussen aanhalingstekens is de template-naam die straks verschijnt).
1 · Algemene status-update
Verstuurd bij: inspectie afgerond, herstel voltooid, factuur aangemaakt.
Onderwerp: Update over uw dossier dossiernummer
Hallo klantnaam,
Uw dossier dossiernummer heeft een nieuwe status:
statuslabel
Via onderstaande knop bekijkt u de details en kunt u eventueel contact opnemen.Straks aanpasbaar ·"Klant-statusupdate — begeleidende tekst"
Bekijk uw dossier
Met vriendelijke groet,
Parket Tree
2 · Bevestiging inspectie-afspraak
Verstuurd bij: inspectie inplannen of opnieuw inplannen.
Onderwerp: Bevestiging inspectie afspraak — dossiernummer
Bevestiging inspectie afspraak
Beste klantnaam,
Hierbij bevestigen wij de afspraak voor de inspectie van uw parketvloer.Straks aanpasbaar ·"Inspectie ingepland — begeleidende tekst"
Projectnummer: dossiernummer
Schadenummer / Polisnummer: …
Datum: datum · Tijd: begin–eind
Adres: adres
Telefoon klant: telefoon
Inspecteur: naam
Met vriendelijke groet,
Parket Tree
3 · Bevestiging herstel-afspraak
Verstuurd bij: herstel inplannen of opnieuw inplannen.
Onderwerp: Bevestiging herstel afspraak — dossiernummer
Bevestiging herstel afspraak
Beste klantnaam,
Hierbij bevestigen wij de afspraak voor het herstel van uw parketvloer.Straks aanpasbaar ·"Herstel ingepland — begeleidende tekst"
Projectnummer: dossiernummer
Schadenummer / Polisnummer: …
Datum: datum · Tijd: begin–eind
Adres: adres
Telefoon klant: telefoon
Vloerenlegger: naam
Optioneel: verhuizing-data · helpende handen + reden
Met vriendelijke groet,
Parket Tree
4 · Project geannuleerd
Verstuurd bij: project annuleren.
Onderwerp: (afhankelijk van de statuswijziging)
statuslabel
Beste klantnaam,
De status van het volgende project is gewijzigd.Straks aanpasbaar ·"Project geannuleerd — begeleidende tekst"
Projectnummer: dossiernummer
Klant: naam
Schadenummer / Polisnummer: …
Nieuwe status: statuslabel
Optioneel: reden
Met vriendelijke groet,
Parket Tree
5 · "Wij hebben geprobeerd u te bereiken" (gebeld, geen gehoor)
Verstuurd bij: handmatige actie vanuit de Communicatie-tab.
Onderwerp: Wij hebben geprobeerd u te bereiken over uw dossier
Wij hebben geprobeerd u te bereiken
Beste klantnaam,
Wij hebben geprobeerd u telefonisch te bereiken over de schade aan uw parketvloer, helaas zonder gehoor. Kunt u ons terugbellen op 0186 655 886? Wij zijn bereikbaar op werkdagen van 08:00 tot 17:00 uur. U kunt ook reageren door deze e-mail te beantwoorden.Nu al volledig aanpasbaar · "Gebeld, geen gehoor"
Projectnummer: dossiernummer
Met vriendelijke groet,
Parket Tree
④Wat is wel/niet aanpasbaar?
| Onderdeel | Nu op productie | Na de update die wordt uitgerold |
|---|---|---|
| De begeleidende intro-tekst per klant-mail | ✗ Nog vast in de code | ✓ Bewerkbaar in de admin |
| "Gebeld, geen gehoor"-tekst | ✓ Nu al bewerkbaar | ✓ Bewerkbaar |
| Onderwerp, kop, gegevenstabel, knop, afsluiting | ✗ Vast in de code | ✗ Vast in de code |
| Template "Klantportaal statusupdate" | ⚠ Legacy, wordt niet gebruikt | ⚠ Blijft legacy (tenzij opgeruimd) |
⑤Aanbeveling
De mail-preview-update lost het grootste deel van de verwarring al op: je gaat per klant-mail zien wat eruit gaat en kunt de toon bijstellen. Eén ding blijft daarna staan:
- De legacy-template "Klantportaal statusupdate" uit de UI verwijderen of verbergen — die wordt niet verstuurd maar suggereert van wel, en wordt door de update niet opgeruimd.
- Eventueel de nieuwe begeleidende-tekst-templates een herkenbare prefix geven (bijv. "Klant-mail:") zodat in één oogopslag duidelijk is welke teksten de klant te zien krijgt.